Automatiseren ‘made easy’

De krachtige combinatie van PowerApps en Flow

Zelf ‘dingen’ automatiseren als eindgebruiker? Het kan. Maar wel met twee (nog) relatief onbekende gereedschappen: PowerApps en Flow. Het is jammer dat veel mensen nooit hebben gehoord van deze Microsoft 365-producten. Want je kunt er snel – en met weinig inspanning – resultaat mee behalen!

Wat zijn PowerApps en Flow?

Kort gezegd kun je met PowerApps een app creëren die gegevens uit een heel scala aan gegevensbronnen toont. Een veelgebruikte gegevensbron voor PowerApps? Lijsten in SharePoint. Bewerk oude data eenvoudig en voeg nieuwe data toe. Jij als maker kunt de app gebruiken, maar je collega’s ook – zowel op een pc als op mobiele devices!

Hoe werkt dit dan precies? PowerApps genereert automatisch de benodigde schermen, die je naar eigen voorkeur kunt aanpassen. Je kunt PowerApps dan ook beschouwen als een RAD-tool (Rapid Application Development). Maar wel een die in 2019 past: alles draait in de Microsoft-cloud.

Handig om te weten: PowerApps is de aanbevolen vervanger van InfoPath!

De stille kracht op de achtergrond

Maar hoe zit het met Flow? Dat is de stille kracht op de achtergrond. Met Flow kun je gegevens uit enorm veel gegevensbronnen opvragen, manipuleren en doorsturen. Flow voert zelfstandig periodiek een taak uit, die vaak wordt geïnitieerd door een gebeurtenis in een gegevensbron. Omdat Flow met veel gegevensbronnen kan ‘praten’, zijn talloze gebeurtenissen denkbaar.

Een simpel voorbeeld: reageren op het aanmaken van een afspraak in de agenda. Weleens gehoord van ‘If This Then That’? Daar lijkt Flow een beetje op. Beide tools worden geconfigureerd in een grafische omgeving in de browser. Maar Flow is vele malen krachtiger!

Een krachtenbundeling

Afzonderlijk beschouwd zijn PowerApps en Flow al krachtige hulpmiddelen voor het verhogen van je productiviteit. Maar wanneer je ze combineert, heb je als gebruiker een instrument in handen waarmee je een populair motto kunt waarmaken – ‘Work less, do more’.

Met behulp van een standaardtemplate genereer je in enkele muisklikken bijvoorbeeld een PowerApps-app waarmee gebruikers verlofaanvragen bij hun manager kunnen indienen via een smartphone (zie afbeelding). Gebruik Flow om het goedkeuringselement hieraan toe te voegen en je hebt een zeer flexibele app die het accorderingsproces langs meerdere kanalen ondersteunt. Zo kan de manager via Flow een notificatie krijgen op zijn telefoon en de verlofaanvraag met één druk op de knop goedkeuren.

Echte programmeerkennis heb je niet nodig, omdat veel automatisch achter de schermen gebeurt. Bovendien heb je een grote hoeveelheid templates tot je beschikking. Met logisch nadenken kom je een heel eind. Met PowerApps en Flow kun je je concentreren op het proces – en dáár gaat het om!

Hoe gebruik je PowerApps en Flow?

Door hun flexibele karakter zijn beide tools breed inzetbaar – voor organisatiebrede én persoonlijke taken. PowerApps en Flow eerst voor jezelf inzetten? Hieronder enkele manieren waarop je jóuw taken kunt automatiseren met deze tools:

• Synchroniseer je Google- en Outlook-agenda’s.
• Sla locatiegegevens met één druk op de knop op. Handig als je je parkeerplek moet onthouden!
• Moet je een inspectie uitvoeren? Maak snel een foto met je mobiele telefoon en sla deze op in een bepaalde SharePoint-lijst.
• Kopieer de lijstgegevens van het ene SharePoint-systeem naar het andere. Dat scheelt enorm veel overtypwerk.
• Gebruik templates om snel een Flow te maken. Het templateaanbod is héél groot. Bekijk het complete overzicht maar eens.

Natuurlijk is het bovenstaande slechts een greep uit de eindeloze mogelijkheden. Het combineren van functionaliteiten leidt immers weer tot een hele nieuwe reeks toepassingen. Waarom dit allemaal werkt? Door de zogeheten connectoren die verbinding maken met tal van systemen – niet alleen die van Microsoft. Deze connectoren verzorgen de communicatie tussen Flow en een ander systeem, zoals Twitter, Trello, LinkedIn en Facebook.

In een notendop:

Laat je creativiteit spreken. Automatiseer snel en gemakkelijk!

Met PowerApps en Flow kun je zelf snel resultaat boeken, vooral wanneer je een vrij simpele taak wilt automatiseren. Heb je een complexere wens? Dan is het vaak voordeliger om een expert in te schakelen. Hulp nodig? Laat het ons gerust weten. We bespreken de mogelijkheden graag met je!

Go with the Flow

Lees het blog

Deel je enthousiasme