Klantcase: document sets in SharePoint 2013 DMS
Bij één van onze klanten is al geruime tijd een extern ontwikkelde SharePoint 2013 DMS-oplossing in gebruik. Helaas heeft de implementatie en adoptie nooit volledig goed kunnen landen binnen de organisatie door capaciteitsproblemen. Gevolg: negatieve associaties met SharePoint en een product dat (te) weinig en niet optimaal wordt gebruikt.
Oude situatie
Eén van de afdelingen gebruikte het DMS nog wel, maar was erg ontevreden over de implementatie van hun SharePoint site. Wanneer een medewerker een dossier aanmaakte (een document set) werd altijd een enorm formulier getoond. Er was slechts één content type gebruikt waarin alle informatie voor alle typen dossiers was opgenomen. De site columns bestonden veelal uit datumvelden, maar bij veel registraties was het gros van deze velden niet relevant. Om onderscheid te kunnen maken tussen datums die nog niet waren ingevuld en datums die niet relevant waren, vulden ze bij de niet relevante datums de waarde 1-1-1900 in. Veel onnodig werk dus wat bovendien erg gaat frustreren. Verder was op de homepage nooit duidelijk om wat voor dossiers het precies ging in de views per bedrijfsonderdeel. Daarbij was het moeilijk te achterhalen wat globaal de huidige status was van een dossier. Iedere keer moest een dossier worden opengeklikt en vaak ook worden doorgeklikt naar alle eigenschappen om te kunnen afleiden waar de registratie precies over ging en wat de status was.
Implementatie
Om een en ander een stuk werkbaarder te maken, heb ik de bestaande implementatie een flink stuk uitgebreid. In overleg met de dames van de betreffende afdeling kwam ik erachter dat er maximaal zeven dossieronderwerpen waren. Ieder onderwerp heeft zijn eigen set aan eigenschappen, waarvan sommige eigenschappen bij meerdere onderwerpen terugkwamen, sommige eigenschappen uniek waren en weer een aantal andere eigenschappen generiek was. Op basis van deze informatie en een uitgewerkte lijst aan eigenschappen per onderwerp heb ik de onderwerpen als losse content types geïmplementeerd en per content type de relevante eigenschappen als site columns toegevoegd. Dit alles op basis van een parent content type die de generieke eigenschappen bevat.
Daarbij is nu per dossier een checklist beschikbaar. Deze is voor ieder dossier hetzelfde en is opgezet met behulp van generieke checkbox site columns. De checklist is zichtbaar op de startpagina’s van de document sets in de vorm van labels en een Ja/Nee waarde. Met behulp van de checklist is het voor de medewerkers van de afdeling, maar ook voor de gebruikers van de bedrijfsonderdelen, veel sneller duidelijk wat globaal de status van een dossier is. Als een gebruiker meer details wil dan kan hij alsnog doorklikken naar alle eigenschappen van de document set.
Resultaat
Na de implementatie waren de dames in staat om een dossiertype te kiezen dat aansloot bij het onderwerp waar het om gaat. Ze hoeven enkel nog relevante eigenschappen in te vullen. Irrelevante eigenschappen worden niet getoond omdat ze simpelweg niet aanwezig zijn en dus hoeven er ook geen dummy datums meer ingevuld te worden. Dit scheelt een hoop extra, onnodige handelingen. Verder is in de verschillende views nu gelijk duidelijk om wat voor soort dossiers het gaat. Een specifiek dossier is daardoor veel sneller terug te vinden. De dames waren ook helemaal lyrisch over de checklist. Dit scheelt een keer doorklikken en de globale status van een dossier is gelijk duidelijk.
Bovenstaand traject had een doorlooptijd van ongeveer drie weken. Oude dossiers zijn inmiddels bijna allemaal omgezet naar het nieuwe format en de dames zijn nog steeds erg enthousiast. Ook van eindgebruikers bij de bedrijfsonderdelen krijgen ze positieve reacties op de verbeterde inzichtelijkheid van de dossiers. Inmiddels staat er alweer een vervolgafspraak op het programma om te kijken hoe we een en ander nog verder kunnen optimaliseren en automatiseren met behulp van Nintex workflows.
Persoonlijk vond ik het erg leuk om dit traject in zijn geheel te doorlopen. De klant begint met een negatief gevoel, maar wil wel graag geholpen worden. Door vervolgens in gesprek te gaan, goed te luisteren en regelmatig dingen terug te koppelen zie je de klant steeds blijer worden en ook positiever over het product. Als je dan aan het eind van de rit ziet hoe enthousiast iedereen is dan geeft dat extra veel voldoening.
