Microsoft Teams meeting VS Microsoft Teams Live event

4 min Blog Tom de Bakker 20 maart 2020

Microsoft Teams maakt online samenwerken en vergaderen mogelijk. Naast samenwerken en vergaderen kun je ook een live event organiseren. Maar wanneer gebruik je nou wat? En welke stappen moet je volgen om het te organiseren? We leggen het uit in deze blog.

Online samenwerken in Microsoft Teams

Laten we beginnen met online samenwerken in Microsoft Teams. Met Microsoft Teams kun je op elk moment deelnemen aan een online-vergadering en met elkaar samenwerken via bijvoorbeeld de chat. Om nog beter uit te leggen wat dit is en hoe je dit doet hebben we een webinar opgenomen over veilig thuis online samenwerken binnen Teams. In dit webinar zal onze adoptie consultant je op weg helpen om veilig thuis online samen te werken met Microsoft Teams. De consultant neemt je mee in de basis van Teams. Bekijk hier het webinar.

Microsoft Teams Live event

Naast online samenwerken kun je ook een Live event organiseren. Live events in Microsoft Teams zijn eigenlijk een uitbreiding van de reguliere Teams meetings (vergaderingen), waarmee je events (gebeurtenissen) kan plannen, produceren en presenteren, om ze vervolgens naar een groot online-publiek te streamen. Daarnaast kan het event opgenomen worden om later rustig terug te kijken. Hieronder beschrijf ik uitgebreid hoe je gebruikt maakt van Microsoft Teams Live event.

Opzetten van een Live event

Voor de volledige Teams ervaring moet Exchange Online, SharePoint Online en Office 365 Group ingeschakeld zijn. Je zet het Live event namelijk op vanuit de calender in Teams. Zie hiervoor het menu aan de linkerkant. Nadat je op calendar hebt geklikt ga je naar rechts en selecteer je ‘New meeting’ en vervolgens ‘Live event’. Zie de afbeelding hieronder.

Kies ‘New meeting’ en vervolgens ‘Live event’

Vervolgens stel je de titel en datum in. Je kunt verder in de details nog een uitgebreidere omschrijving van het event kwijt. Daarnaast geef je ook aan wie produceert en wie presenteert.

live event microsoft wortell

Bepaal wie er presenteert en wie er produceert door die rollen toe te wijzen, klik next.

Rollen binnen een Live event

Producent
Zorgt er als host voor dat de deelnemers een goede kijkervaring hebben door het Live event te beheren.

  • Start en stopt het event
  • Deelt (indien gewenst) eigen video
  • Deelt (indien gewenst) video van deelnemer
  • Deelt actief bureaublad of venster, bijvoorbeeld een presentatie
  • Selecteert indelingen

Presentator
Presenteert audio, video of een scherm in het event en modereert de Q&A-chat sessie.

Deelnemer
Iemand die het event bekijkt. Bekijkt het live of na afloop on demand. Dit kan op naam of anoniem. Kan live deelnemen aan de Q&A-chat sessie.

Verschillende vormen van Live events

Privé events (people and groups, Organisation-wide)

Als de deelname beperkt is tot de organisatie of specifieke personen en groepen moeten mensen zich aanmelden om te kunnen deelnemen.

Openbaar event (Public)

Als een event openbaar is en de meeste deelnemers zich buiten de organisatie begeven kan iedereen met een koppeling link deelnemen zonder zich te hoeven aanmelden.

Hoe wordt het event geproduceerd

Standaard staat de optie om de opname toegankelijk te maken aan. Je zult deze actief uit moeten zetten als je daar geen gebruik van wilt maken. Dit geldt ook voor het ‘attendee engagement report’. Hierin lees je wat de betrokkenheid was van de deelnemers. De Q&A-optie staat standaard uit, als je interactie wilt met je kijkers is het aan te raden deze aan te zetten.

Selecteer in welke vorm het event moet plaatsvinden, klik vervolgens op schedule.

Produceren van het Live event

Zojuist bespraken we de verschillende rollen van producent, presentator en deelnemer. Dit betekent ook een andere ‘view’ per rol. Als producent van een Live event bepaal jij welke video of content er getoond wordt aan de deelnemers. Links zet je de weergave in de wachtrij (Queue) en met ‘send live’ zet je die weergave door naar de deelnemers.

Als producer heb je de regie over het verloop van het live event.

Als producer heb je de regie over het verloop van het live event.

Instellingen van een Microsoft Teams Live event

Als producent bepaal je ook de juiste audio en video-instellingen. Zie rechtsboven het tandwiel voor de instellingen. Dit kan tijdens het thuiswerken al heel makkelijk met je PC Microfoon,speaker en geïntegreerde Webcam. In uitgebreide vergaderruimtes kan er gebruik worden gemaakt van externe apparatuur. Zorg dat je deze instellingen goed zet voordat het event start.

Audio en video-instellingen

Audio en video-instellingen

Verloop van het event

Wanneer je jezelf ervan verzekerd hebt dat alles goed staat kan het event gestart worden. Je kunt dit maar één keer doen. Het event kan maximaal 4 uur duren vanaf het moment dat je start. Hou er rekening mee dat deelnemers kijken met een vertraging van 10-20 seconden.

Nu is het showtime. Er wordt gesproken, presentaties worden getoond en in het Q&A-venster worden vragen gesteld of ontstaat een gezonde discussie. Tof!

Na afloop van het Live event

Zodra het event is afgelopen wil je de deelnemers natuurlijk de opname toesturen of deze delen met collega’s, klanten en kennissen die er niet live bij konden zijn. Hiervoor ga je in Microsoft Teams weer naar de calendar toe en klik je op het Live event dat heeft plaatsgevonden. Hier vind je ook een ‘attendee engagement rapport’, waarmee je precies kan zien wie er daadwerkelijk hebben deelgenomen.

Scroll naar beneden en je ziet onder Live event resources jouw download klaar staan

Scroll naar beneden en je ziet onder Live event resources jouw download klaar staan

Mocht je meer vragen hebben over thuiswerken, online samenwerken in Microsoft Teams of tips & tricks nodig hebben over het gebruik van Live events, neem dan gerust contact op. Kijk ook eens op deze pagina: We empower people.

Deel je enthousiasme

Tom de Bakker

Wortell. We empower people.

Wij maken organisaties klaar voor de uitdagingen van de toekomst. Zodat zij gemakkelijker hun werk kunnen doen. Overal, altijd en op elk apparaat.

Stuur Tom een e-mailBekijk alle blogs van Tom