Van papier naar digitaal besluitvormingsproces

Met het Casemanagement Portaal van Wortell heeft Tilburg University het besluitvormingsproces van het College van Bestuur volledig gedigitaliseerd.

Het College van Bestuur en de vele handtekeningen

Het College van Bestuur (CvB) vormt het dagelijkse bestuur van de universiteit. Het is belast met alle bestuurlijke aangelegenheden en met het beheer van de universiteit zelf. Zo worden er besluiten genomen over bijvoorbeeld nieuwbouw, studentenzaken en juridische geschillen. Elke 2 weken is er een vergadering van het CvB waarin de laatste onderwerpen besproken worden. De verschillende divisies kunnen onderwerpen indienen voor de CvB vergadering. Om het onderwerp daadwerkelijk op de agenda te krijgen, zijn er handtekeningen nodig van verschillende personen waaronder de divisiedirecteur (bijvoorbeeld als er een financieel component in het voorstel zit) en beleidsmedewerkers. Hiermee wordt aangetoond dat er voldoende mandaat is om het onderwerp te bespreken.

Volledig op papier

Hein van der Pas, projectleider bij Tilburg University: “Voorheen gebeurde dit proces volledig op papier. De medewerker, vaak de secretaresse, zorgde ervoor dat het beleidsstuk door de juiste personen getekend werd. In Tilburg noemden ze dit gekscherend het oksel-express: de collega liep namelijk letterlijk met het beleidsstuk onder de arm de verschillende personen af om handtekeningen te krijgen. Een erg tijdsintensief proces, want wat als een directeur niet aanwezig is? En hoe leg je nu echt eenduidig vast wat waar besloten is?

Digitale CvB- besluiten

Om de ondersteunende organisatie van de universiteit slagvaardiger te maken en meer te harmoniseren, is de wens ontstaan om dit proces te digitaliseren. Zo is ook de naam digitaal geeltje ontstaan, aangezien de besluiten voorheen op geel papier werden ingediend. Inmiddels noemen we dit digitale CvB-besluiten”

Goed en eenduidig archiveren

Naast dat er geen fouten gemaakt mogen worden in het besluitvormingsproces, is het inzichtelijk hebben van de status en versiebeheer erg belangrijk. Daarnaast was een grote wens om op elke gewenste locatie een voorstel goed te kunnen keuren, ook al is bijvoorbeeld de directeur in het buitenland. Al deze besluiten moeten uiteindelijk ook goed en eenduidig gearchiveerd worden. Om het besluitvormingsproces van het CvB te digitaliseren, heeft Tilburg University gekozen om het Casemanagement Portaal in SharePoint in te zetten.