De industrie wil beter, sneller, innovatiever en tegen lagere kosten produceren. In principe is dat precies wat automatisering doet voor collega’s aan de productielijn, op een bouwlocatie, bij R&D of in de staforganisatie. IT kan de business met moderne technologie nog veel beter ondersteunen. In dit blog lees je hoe IT de business 4 keer beter ondersteunt, met meer resultaat tot gevolg.
1. Van zoeken naar de juiste documenten…
Collega’s moeten zonder barrières ontwikkelen, bouwen, repareren, produceren, innoveren of samenwerken. Bij elke stap moeten ze echter op zoek naar het juiste document. Veel bedrijven in de industrie zouden hun huidige proces voor documentopslag willen verbeteren en eenduidigheid in documenten creëren. Hierdoor krijgen collega’s gemakkelijker toegang tot de gegevens die ze nodig hebben en hoeven ze niet op zoek te gaan naar puzzelstukjes die overal in het (digitale) bedrijf staan. Dit komt omdat iedereen net anders werkt. Zo staat de projectadministratie in fileshares, de andere keer lokaal in Word- en Excel-documenten of op papier. Het is altijd een heel gezoek naar de juiste documenten om een project op te starten. Ook de naamgeving wijkt vaak af, er zijn geen afspraken en iedereen doet wat het beste lijkt. Hulp vanuit het systeem zou handig zijn. Als alle documenten die bij elkaar horen ook gemakkelijk te vinden zijn, waar ze ook staan.
…naar direct starten
Hoe handig zou het zijn als je een op rol gebaseerde intranetpagina aanbiedt met daarop alle documenten die jouw collega’s nodig hebben. Een overzichtelijk IT-landschap dat optimaal het dagelijks werk ondersteunt. Dit levert rendement, focus op business en werkplezier. Denk aan een projectomgeving waarin medewerkers documenten wél terugvinden. Documenten en projecten krijgen in het systeem een uniek nummer of unieke naam en zijn hierdoor gemakkelijk te vinden. Omdat deze oplossing in de cloud staat kunnen collega’s met elke gangbare smartphone, met hun laptop of tablet bij de functiebeschrijvingen, projectplannen en administratie. Kortom, alle documenten die collega’s nodig hebben liggen binnen handbereik. Omdat alles nu wel logisch staat opgeslagen is de overdracht bij ziekte of naar een nieuwe collega een stuk eenvoudiger. Door deze projectomgevingen te koppelen met oplossingen als AFAS, SAP, Microsoft Dynamics 365, JD Edwards en Salesforce hoeven collega’s ook niet langer zaken meermaals te registeren in verschillende systemen. Dit bespaart een hoop handmatig werk en kostbare tijd.
2. Van rondmailen en wachten…
Soms duurt het accorderen van bestanden wel weken omdat aangepaste versies maar worden rondgestuurd. Geeft de ene collega zijn akkoord, dan is er altijd nog een andere waarop je moet wachten. Na een paar mails met correcties is het bepaald niet gemakkelijk om de recentste versie te vinden. Er gaan soms zoveel mails over en weer dat het ook niet gemakkelijk is om de recentste projectdossiers en bouwtekeningen te vinden in een toch al volle mailbox. Daarom is het handig dat je nu met zijn allen tegelijk aan één document kan werken.
…naar tegelijk in de juiste versie werken
Een slim intranet op basis van Office 365 en SharePoint maakt een einde aan mailen, zoeken en wachten. Nu is er één document waarin projectleden direct werken. Hiermee boeken collega’s enorm veel tijdswinst en verminder je de kans op fouten, … want er is maar één document!
In de Microsoft Teams-omgeving kunnen collega’s tegelijk chatten of (video)bellen over de inhoud en de vorderingen van het project. Ook nieuwe documenten, instructies of wat voor bestanden dan ook delen ze hier gemakkelijk. Het resultaat is een efficiëntere afstemming en een hogere productie. Medewerkers haken ook gemakkelijk collega’s, leveranciers of klanten aan, hiermee maken ze een einde aan e-mails met soms wel tientallen cc’s.
3. Van doen wat het beste lijkt…
Er lopen soms wel duizenden projecten, variërend van een reparatie van een lift tot de bouw van een viaduct. Details zoals projectnummers komen uit het ERP en zijn daar terug te vinden. Regelmatig zien we dat gegevens worden overgetypt op de projectdocumenten. Ook moeten collega’s steeds opnieuw het wiel uitvinden: welke computerprogramma’s, documentatie, welke collega’s heb ik nodig om een project van start tot oplevering goed en volgens de regels van heb bedrijf te laten verlopen? Nu is dat vaak opnieuw het wiel uitvinden. Waar staat wat en wie moet wat goedkeuren? Want processen worden niet afdoende of helemaal niet gedocumenteerd. Werken collega’s volgens standaarden, dan kunnen ze sneller starten en verlopen processen sneller en eenduidig.
…naar gestroomlijnde processen
Via een vooraf gedefinieerd sjabloon zetten collega’s met één klik een projectgroep op waarin ze direct kunnen samenwerken. Ze klikken binnen het intranet op ‘nieuw viaduct’ of ‘nieuw reparatieverzoek’ en op de achtergrond wordt alles direct geregeld. Zonder dat ze verschillende programma’s en tientallen schermen moeten doorgronden; alles wordt op de achtergrond voor ze geregeld. Ze hoeven zelf niet uit te zoeken wat ze van Teams, Planner, OneDrive of OneNote nodig hebben. Ook is het meteen duidelijk wie aangehaakt wordt tijdens het proces. Hierdoor doorloopt een project altijd de juiste stappen voor goedkeuring en blijven de stakeholders op de hoogte. De status van het project of document is ten alle tijden duidelijk voor alle projectleden. De projectomgevingen op basis van Microsoft Teams zijn toegankelijk voor iedereen (tenzij vertrouwelijk), alleen projectleden kunnen inhoud toevoegen, aanpassen en verwijderen. Ieder projectteam regelt dit zelfstandig. Een set aan projectsjablonen is beschikbaar in de projectomgeving, maar kunnen ook opgeslagen en gedeeld worden via de projectomgevingen. De projectomgevingen worden ook beschikbaar gemaakt voor het opslaan en weergeven van AutoCAD-bestanden.
4. Van ideeën die blijven hangen…
Besparende maatregelen, nieuwe producten en ideeën voor procesverbetering zijn de motor achter succes. Helaas zien we vaak dat ideeënbussen leeg blijven… Innovaties stranden halverwege het proces omdat niet de juiste mensen worden aangehaakt of omdat collega’s het niet goed kunnen pitchen.
…naar gestimuleerde innovatie
Een digitaal innovatietraject geeft ideeën van klein tot groot een vliegende start. Collega’s kunnen hun voorstellen online altijd kwijt en in elke fase van het proces haken de juiste stakeholders aan. Van technische finetuning tot budgetaanvraag en hulp bij productie en uitrol. De hele ontwikkelcyclus tot en met evaluatie kan transparant en gezamenlijk worden doorlopen. Collega’s mailden voorheen naar hun manager of tamelijk lukraak in de organisatie. Nu zijn er aanspreekpunten en een duidelijk proces. Ideeën krijgen zo alle ruimte om uit te groeien. De basis van efficiënter werken is een gestroomlijnde communicatie. Collega’s vinden direct documenten, procesbeschrijvingen en de juiste stakeholders, waar ze ook zijn. Met Debble for Industry geef jij je collega’s een krachtig platform op basis van Office 365 en SharePoint. Hiermee leg jij de basis voor alle medewerkers om razendsnel informatie en contacten te vinden zodat zij meer werk kunnen verzetten in minder tijd.
