Ga naar content
Zoek op onderwerpen, blogs, diensten etc.

Continue Teams Governance: 6 goede ideeën die je op weg helpen

Het gebruik van Microsoft Teams is sinds de pandemie in een stroomversnelling geraakt. Binnen veel organisaties is de applicatie halsoverkop geïmplementeerd — met als gevolg dat er in de afgelopen tijd sprake is geweest van een organisch, vrij gebruik. Het is hoog tijd om hier beleid in aan te brengen. Hoe je dat doet? Middels Teams Governance.
E-book

Dé gids voor Teams Governance

Direct zelf aan de slag met Teams Governance met deze complete gids vol met adviezen en tips. 

Waarom Teams Governance? En kan je dat eenmalig invoeren?

Teams Governance is een beleid waarmee je het gebruik van Microsoft Teams binnen je organisatie stroomlijnt. Laat je dit los, dan kan het rommelig worden. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld per ongeluk informatie delen met mensen buiten hun team of twee Teams voor hetzelfde doel aanmaken. Met Teams Governance voer je een eenduidig beleid in, waardoor mensen gestructureerd kunnen samenwerken.

Doe je dat echter eenmalig, dan is je beleid niets meer dan een momentopname. Microsoft Teams én je organisatie ontwikkelen zich aan de lopende band. Wat als medewerkers na een tijdje op eigen initiatief overstappen op WhatsApp om te chatten? Of naast Microsoft Teams ook Google Drive gaan gebruiken? Zulke schaduw-IT wil je voorkomen wanneer je Microsoft Teams, het officiële alternatief waarvoor je als Microsoft 365-gebruiker reeds licenties betaalt, dagelijks gebruikt.

Daarom is het belangrijk dat een vaste groep mensen binnen de organisatie regelmatig samenkomt om het beleid te evalueren en waar nodig aan te passen.

Om je op weg te helpen, delen we in deze blogpost zes goede ideeën omtrent Teams Governance!

1. Creëer draagvlak

Het beleid is relevant voor iedereen op wie het betrekking heeft. Bespreek het daarom niet alleen met de security officer en de IT-afdeling, maar ook met de mensen in de organisatie die samenwerken met anderen. Zo kan je met elkaar bepalen wat veilig, haalbaar én wenselijk is. Als je vanaf het begin een Teams Governance-team samenstelt waarin alle belangen vertegenwoordigd zijn, creëer je direct draagvlak voor het beleid.

2. Zorg voor een volledige focus op Microsoft Teams

Microsoft Teams is dynamisch. Zo heeft Microsoft eens een aanpassing doorgevoerd die ertoe leidde dat opgenomen meetings automatisch werden gewist na 60 dagen. Een andere keer kondigde de softwaregigant aan dat een bepaald installatiemechanisme binnen Microsoft 365 niet meer zou werken. Zulke ontwikkelingen moet je op de voet volgen, omdat de gevolgen je anders kunnen verrassen.

Maar heeft je IT-afdeling hier tijd voor? Zij heeft immers veel andere verantwoordelijkheden — en Microsoft Teams bijhouden is een dagtaak. Je zou hiervoor een partner in de arm kunnen nemen, die alle aankondigingen tijdig met je bespreekt. Vaak kan zo'n partner ook inspelen op aankomende veranderingen. Handig, want dan kun jij alvast voorzorgsmaatregelen nemen. 

3. Automatiseer het aanmaken van teams

Een Team aanmaken vergt doorgaans diverse handelingen. Als je dit volgens de standaardprocedure doet, kan alleen functioneel beheer deze uitvoeren. En het proces verloopt niet erg vlot.

Gelukkig kan je de procedure automatiseren, zodat de gebruiker zelf een aanvraag kan indienen voor het aanmaken van een Team. Je kan ervoor kiezen om deze aanvraag te laten goedkeuren door een expert, die kan checken of het Team op de juiste manier is aangevraagd. Of je dit nu wel of niet doet, automatisering scheelt je in dit geval erg veel werk.

4. Voer controles uit

Vertrouwen alléén is niet genoeg. Heb je eenmaal een beleid opgesteld, dan moet je dit monitoren. Het is bijvoorbeeld belangrijk om na te gaan welke data medewerkers hebben gedeeld met mensen buiten de organisatie. Als zoiets middels monitoring naar voren komt, kan je bekijken of dit al dan niet binnen het beleid past.

Basismonitoring kan je doen via Microsoft 365, maar vaak is het handig om ook third-party-componenten te gebruiken. Daarmee kun je goed controleren of het beleid wordt nageleefd en zorg je dat Teams Governance in de praktijk ook iets betekent.

5. Laat je bijpraten over veranderingen in Microsoft Teams

Niet alleen Microsoft Teams, maar ook je organisatiebehoefte kan veranderen. Daarom is het goed om maandelijks te bekijken wat er op het platform én in je organisatie is gewijzigd.

Een actueel voorbeeld: Microsoft introduceert binnenkort gedeelde kanalen. Op het eerste gezicht is dat mooi, want hierdoor kun je met mensen buiten je team communiceren. Het is echter cruciaal dat deze externe partijen betrouwbaar zijn. Vanuit je organisatie zal je enkele instellingen moeten aanpassen om te zorgen dat medewerkers niet per ongeluk te veel informatie delen.

6. Gooi weg wat je niet meer gebruikt

Heb jij de netwerkschijven die vervangen zijn door Microsoft Teams al gearchiveerd of weggegooid? In de regel doen organisaties dit niet, hoewel dit wel zou moeten!

En dat is slechts een voorbeeld. De meeste informatie hoort eindig te zijn. Je moet voorkomen dat de gegevens zich onnodig opstapelen. Alleen zo borg je de kwaliteit van data. Denk hier van tevoren goed over na, zodat je het weggooien van gedateerde informatie kan automatiseren. Misschien wil je informatie bijvoorbeeld standaard archiveren nadat deze een jaar niet is gebruikt. Het is handig om zoiets op te nemen in je vernietigingsbeleid.

Bonus #1: dit is géén goed idee

De handen ineenslaan met een externe expert omtrent Teams Governance is vaak een goed idee. Een dergelijke partij kan je namelijk uitstekend begeleiden bij het opstellen van een solide beleid. Ook kun je wijzigingen bespreken en samen bijsturen.

Wat echter níet handig is, is denken dat deze partij ook de verantwoordelijkheid voor het beleid draagt. Deze rust altijd bij jouw organisatie. Want alleen jij kunt de naleving uiteindelijk afdwingen.

Bonus #2: het allerbeste idee

Wat mag écht niet ontbreken als je met Teams Governance aan de slag gaat? In één woord: adoptie. Een beleid werkt pas wanneer iedereen weet wat het inhoudt én het omarmt. Betrek alle stakeholders er daarom zo snel mogelijk bij. Geef hen ook de mogelijkheid om input voor verbeteringen te geven. En vertel duidelijk hoe ze het in de praktijk kunnen toepassen!

Teams Governance - de complete gids

Het complete E-book ontvangen rondom Teams Governance? Vraag het direct aan. 

Meer over Microsoft Teams, Governance

Blogpost / 25-8-2022

Ook het Power Platform schreeuwt om Goverance!

Het Microsoft Power Platform wordt steeds populairder. Dit platform maakt het mogelijk om snel oplossingen te ontwikkelen en bedrijfsprocessen eenvoud...
Blogpost / 16-8-2022

Microsoft stopt ondersteuning voor Skype for Business Server: wat nu?

In een wereld waarin on-premise steeds meer wordt verdrongen door de cloud, moest het er eens van komen — Microsoft heeft aangekondigd te gaan s...
sven_stock_wortell
Blogpost / 31-1-2022

Governance bij hybride werken: 5 tips voor soepel en veilig samenwerken met Microsoft Teams

De tijd waarin thuiswerken een optie was, is voorbij. Organisaties over de hele wereld maken het onderdeel van hun vaste beleid. De meeste hebben inmi...
Blogpost / 22-12-2021

Goed voorbereid het nieuwe jaar in! Hoe veranderen Microsoft-licenties in 2022?

In de afgelopen 10 jaar heeft Microsoft ontzettend veel toegevoegd aan Microsoft 365. Diensten als SharePoint en Teams hebben de mogelijkheden voor ge...
Blogpost / 7-7-2021

Het eerste Nationale Cybersecurity Debat: Cybersecurity trends, een pittig debat en oplossingen voor jouw veiligheid

De Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid noemt gijzelsoftware een risico voor de nationale veiligheid. Dagelijks leggen cyber...
Blogpost / 9-6-2021

Grip op ongestructureerde data binnen financiële instellingen

Ben jij werkzaam binnen een financiële instelling? Dan herken je vast de uitdaging in office data die in toenemende mate geproduceerd, verwerkt e...
Blogpost / 19-5-2021

De risico’s en mogelijkheden van gasttoegang binnen Teams

De configuratie zoals Microsoft 365 standaard opgeleverd wordt past in de praktijk niet voor organisaties, de mogelijkheden om zaken goed in te richte...
Blogpost / 17-5-2021

Voorkom verrassingen in Teams en maak van je governance een continu proces

In deze blog geef ik drie voorbeelden van deze verrassingen en tips over hoe je in de toekomst niet meer voor verrassingen komt te staan. .tb_button...
Wortell-insider-risk-microsoft-ggd
Blogpost / 27-1-2021

Insider Risk, “GGD-medewerkers verdacht van handel in persoonsgegevens”

Op 25 januari kwam naar buiten dat afgelopen zaterdag er twee medewerkers van het GGD-callcenter zijn gearresteerd omdat ze persoonsgegevens te koop z...
Blogpost / 25-9-2020

Teams Governance voor zorgorganisaties

Mensen in de zorg werken mét en vóór mensen. Zij hebben te maken met medische dossiers en gevoelige persoonlijke informatie. Dit...
Teams
Blogpost / 20-5-2020

Grip op governance in Teams: 8 voorbeelden en tips

Veel bedrijven hebben razendsnel Microsoft Teams geïmplementeerd om het thuiswerken te faciliteren. Heel goed natuurlijk, maar nu we een aantal w...
Blogpost / 8-11-2017

Microsoft Teams: Governance

Blogpost / 2-11-2015

SharePoint Governance

Het SharePoint Governance plan zorgt er voor dat projecten technisch goed worden uitgevoerd en het biedt richtlijnen over succesvol gebruik.
Vacature

Microsoft 365 Migratie Specialist

Jij bent verantwoordelijk voor het voorbereiden en plannen van migratietrajecten.