Eventverslag - Inspiratiesessie: AI bij de lokale overheid met Microsoft 365 Copilot bij gemeente Heerenveen

Hoe kunnen gemeenten veilig en effectief aan de slag gaan met AI in het algemeen en Microsoft 365 Copilot in het bijzonder? Die vraag stond centraal tijdens de inspiratiesessie die Wortell samen organiseerde met de gemeente Heerenveen op 15 mei 2024. Ambtenaren binnen verschillende gemeenten in het noorden van Nederland kwamen samen om te discussiëren en van elkaar te leren over de succesvolle inzet van AI binnen hun organisatie.  

Keynote- Wat is jouw AI-ambitie?

Na de korte opening door Ronald Hofstra (adviseur informatiemanagement en ICT bij de gemeenten Heerenveen) en voorstelronde, trapte Jaïr Hokstam (Portfolio Strategy Lead bij Wortell) het inhoudelijke deel van het programma af met zijn keynote. Volgens Jaïr zal AI de manier waarop we met ‘machines’ communiceren drastisch veranderen de komende jaren. Maar om AI succesvol in te zetten moeten organisaties wel aan een aantal randvoorwaarden voldoen. Zo moet je een duidelijke AI-ambitie formuleren waarin je bepaalt op welke terreinen je AI wilt inzetten. 

De AI ambite matrix 

Als hulpmiddel voor het opstellen van die AI ambitie, introduceerde Jaïr een matrix met twee assen: Every day vs Game Changers en External vs Internal. Op basis van deze matrix kunnen gemeenten bepalen waar ze zich op willen concentreren bij de inzet van AI. 

De basis op orde 

Voordat je AI grootschalig inzet binnen je organisatie, moet de basis eerst op orde worden gebracht. De risico’s moeten eerst goed in kaart worden gebracht. Zo zijn er voorbeelden waarbij AI modellen ‘biased’ zijn, met verschillende vormen van discriminatie tot gevolg. Daarnaast wordt AI gevoed door data. Het concept ‘garbage in garbage out’ is extra relevant wanneer je Copilot bedrijfsspecifieke informatie vraagt. Daarom is data governance een must voor succes. En last but not least ‘Upskilling & Reskilling’. De inzet van AI zal de aard van het werk van veel medewerkers veranderen. Zij moeten daarin goed begeleid en getraind worden. 

AI-Beleid bij de gemeente Heerenveen  

Na de keynote van Jaïr gingen we door naar de praktijk van de gemeente Heerenveen. Martijn Broekhuizen (afdelingshoofd Informatiemanagement & ICT bij de gemeente Heerenveen) deelde inzichten over het AI-beleid binnen de gemeente. Martijn gaf aan dat hij veel potentie ziet in de inzet van AI en Copilot, maar erkende dat (zoals Jaïr eerder had aangegeven) de basis eerst op orde moet worden gebracht. Daarom koos Heerenveen voor een stapsgewijze aanpak. Het eerste half jaar stond in het teken van ‘uitproberen’. Een selecte groep van 15 IT’ers ging met behulp van adoptieconsultants van Wortell aan de slag met een aantal specifieke use cases op. Met deze pilot heeft Heerenveen inzichten verkregen in de kansen, maar ook de risico’s van de inzet van AI. Een vervolgstap is daarom het opstellen van een ‘Ethisch Handboek’ om ervoor te zorgen dat medewerkers bewust zijn van hoe AI wel en hoe niet in te zetten. Vervolgens zal een bredere uitrol van Copilot plaatsvinden met een uitgebreid adoptieprogramma. 

Paneldiscussie over Inzet van AI voor Lokale Overheden  

Na de presentaties van Jaïr en Martijn mochten de deelnemers zelf ook aan de slag. Tijdens een interactieve paneldiscussie onder leiding van Niels Post van Wortell kreeg de zaal drie stellingen voorgelegd. Hierop konden ze met bordjes aangeven of ze voor of tegen de stelling waren. Vervolgens ging het panel met elkaar en met de zaal in gesprek over deze stellingen. Het panel bestond uit Jair Hokstam, Kilian Schwennen (adoptieconsultant bij Wortell), Bareld van der Meer (Adviseur I&I bij de gemeente Heerenveen) en Martijn Broekhuizen. 

Stelling 1: ChatGPT mag niet worden gebruikt door ambtenaren voor zakelijke doeleinden 

Dit leverde een leuke discussie op. Een belangrijk argument voor deze stelling was ‘je moet terughoudend zijn met het invoeren van data die niet met derden mag worden gedeeld’. Als tegenargument werd gezegd dat mensen er toch wel mee gaan werken dus dat verbieden dan averechts werkt. Een oplossing die hiervoor werd aangedragen is om spelregels met elkaar af te spreken. 

Stelling 2: Ik verwacht dat kenniswerkers met een Microsoft 365 Copilot licentie meer dan 25 minuten tijd per dag gaan besparen door Copilot slim te gebruiken 

De meerderheid van de deelnemers was voor deze stelling. Vooral het zoeken naar documenten en vervolgens informatie vinden binnen deze documenten werd als use case genoemd om efficiënter te werken. Daarnaast werd toegevoegd dat Copilot niet alleen de efficiëntie vergroot, maar ook de kwaliteit van de dienstverlening kan bevorderen bij het toekennen van aanvragen bijvoorbeeld. De meerderheid steunde de verwachting dat Microsoft 365 Copilot efficiëntie kan vergroten en dienstverlening kan verbeteren. 

Stelling 3: Binnen nu en 24 maanden krijgt elke kenniswerker een Copilot licentie binnen mijn gemeente/organisatie. 

Een overduidelijke meerderheid van de deelnemers was tegen de stelling. Ondanks het feit dat iedereen erkent dat Copilot grote voordelen biedt, gaven de deelnemers aan dat ze eerst de basis op orde moeten krijgen rondom data governance en adoptie voordat iedereen ermee aan de slag kan.  

Copilot demo met concrete use cases 

Een inspiratiesessie over Copilot is natuurlijk niet af zonder demo van de AI tool. Om de deelnemers te inspireren hoe ze met Copilot snel tijd kunnen besparen en processen efficiënter kunnen maken, demonstreerden Kilian Schwennen en Bareld van der Meer concrete use cases voor gemeenten, zoals: 

• Ik was de afgelopen 2 weken met vakantie, geef me de belangrijkste punten die ik heb gemist en waar ik concreet mee aan de slag moet. 

• Vat een PDF bestand voor me samen 

• Maak een PowerPoint o.b.v. een wordbestand 

• Schrijf een executive summary bij een beleidstekst. 

Vraag om vervolg 

Na afloop van de inspiratiesessie spraken meerdere deelnemers de wens uit om vaker samen op te trekken bij het opstellen van AI-beleid. In die zin was deze sessie een startpunt van verdere samenwerking.