Hoe houd je grip op het applicatie-landschap in de cloud?

Applicaties op de server

Het klinkt al bijna als iets uit een ver verleden. De IT beheerafdeling die eerst een uitgebreid stappenplan moet doorlopen om een op de eigen server draaiende applicatie te updaten. Beginnend bij het bepalen van de impact en het plannen van de werkzaamheden, vervolgens de uitrol op een ontwikkel- of testomgeving en dan een controle op juiste werking van een aantal bedrijfskritische processen. Met als mogelijk gevolg dat een update (nog) niet kan worden doorgevoerd naar productie.

Applicaties in de cloud

Hoe anders is dat in de cloud. Al bijna als vanzelfsprekend worden cloudapplicaties automatisch voorzien van een continue stroom aan updates. Hier hoef je als organisatie niets voor te doen. Alles is vooraf goed bedacht en getest door de producent. En eindgebruikers zullen zonder enige vorm van vertraging alle nieuwe functionaliteiten kunnen gebruiken en daardoor productiever gaan werken. Althans, dat is wat je vaak hoort…

De uitdaging van de bewegende cloud

Het eerste over de cloud is absoluut waar. Het geautomatiseerd updaten van bedrijfsapplicaties is zeker één van de grote voordelen van het werken in de cloud. Maar dat je dit als organisatie zomaar op zijn beloop kan laten, is een misvatting.

Neem nou een cloudapplicatie als Microsoft Teams. Zonder meer een geweldig product om samenwerking mee te faciliteren. Chatten met collega’s, interne teamacties bijhouden en kennis uit de organisatie vastleggen. Oh, en ook nog even die ene gebruiker van buiten de organisatie toegang geven. Want dan kan die ook snel een aantal stukken doorlezen. Wel zo gemakkelijk, extern delen staat immers standaard aan in Office 365. Maar was dat eigenlijk wel de bedoeling? Was dit team niet opgericht voor de interne afdeling? En zijn andere collega’s ervan op de hoogte dat een externe gebruiker mee kan lezen met de informatie die hier opgeslagen wordt? Mogen er volgens het organisatiebeleid überhaupt mensen van buiten de organisatie worden toegevoegd aan Microsoft Teams? En welke rechten hebben ze dan?

Onvoldoende aandacht voor governance

Een onduidelijke visie hoe up-to-date te blijven ligt hier vaak aan ten grondslag. Zonder voldoende aandacht voor governance, lopen organisaties verschillende risico’s met de altijd in ontwikkeling zijnde cloud. Organisaties kunnen al snel de grip verliezen op de cloud omgeving. Het ongecontroleerd aanmaken van grote hoeveelheden SharePoint sites en Teams kan leiden tot wildgroei en een gebrek aan beheersbaarheid. Zonder de juiste aandacht voor beveiliging is het daarnaast moeilijk om datalekken te voorkomen. En voldoe je in zo’n geval nog wel aan de verplichtingen die wet- en regelgeving voorschrijven. Ook het niet tijdig of op een juiste manier beschikbaar stellen van Office 365 applicaties kan leiden tot ongewenste reacties. Slimme gebruikers weten de weg te vinden naar alternatieve tools van derde partijen, met alle gevolgen van dien.

Ons advies: aan de slag met spelregels, afspraken en richtlijnen

Hoe dan wel grip houden op het applicatielandschap in de continu bewegende cloud? Door het vastleggen van spelregels, afspraken en richtlijnen. Hiermee creëer je als organisatie de middelen en inzichten om op terug te kunnen vallen. Als organisatie bepaal je eerst de gewenste informatie architectuur en het governance beleid. Deze basis leg je vast in praktische documentatie. Wat hier beschreven staat vindt vervolgens zijn uitwerking in de configuratie van Office 365. Daarna is het up-to-date houden van de cloud omgeving niet meer dan logische uitkomst voor de interne organisatie zelf. Wij hebben specialisten in huis die hier graag in meedenken. Teams Governance specialisten noemen wij ze.