Kennismanagement is dood, leve kennismanagement! Deel 1

Als er één onderdeel actueel is dan is het wel kennis! We leven in een information-overflow wereld. Er is meer informatie beschikbaar dan ons brein aan kan. Hoe transformeren we die informatie naar kennis? De juiste kennis helpt mensen en organisaties om succesvol te zijn. In deze blog stippen we een aantal punten aan:

• Het belang van kennismanagement
• Waarom bestaande kennismanagement initiatieven falen
• Hoe kan het beter?

Het belang van kennismanagement

Kennismanagement of kennisbeheer is het proces van het creëren, delen, gebruiken en beheren van de kennis en informatie van een organisatie. De medewerker dient op het juiste moment over de juiste informatie te beschikken.

De visie van Microsoft wijkt misschien wel af van de algemene gedachten over het belang van kennismanagement. Zonder te ver af te dwalen komt het neer op het volgende:

Door het genereren, delen en beschikbaar zijn van informatie voor de medewerker wordt de organisatie flexibeler.

Organisaties nemen medewerkers in dienst om de organisatie te helpen. De medewerker helpt de organisatie door op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen, voor zichzelf en voor de organisatie. Die laatste zin is belangrijk! De medewerker maakt dus niet alleen keuzes voor de organisatie maar ook voor zichzelf…en daardoor dus ook weer voor de organisatie! Door op het juiste moment over de juiste en actuele informatie (kennis) te beschikken kan de medewerker de juiste beslissing maken. Dit geheel maakt de organisatie wendbaar. Het mogelijk maken van dit principe noemt Microsoft het Employee Experience Platform. Hieruit blijkt dat het managen van kennis een enorme toegevoegde waarde levert aan de organisatie en mogelijk het verschil maakt met de concurrentie

Falend kennismanagement

Waarom zien we het dan toch zo vaak mis gaan?

Kennismanagement is een proces…

…maar wordt als zodanig niet erkent binnen de organisatie. Hierdoor is er geen verantwoording en eigenaarschap over de kennis. Er worden geen resources en geen budget vrij gemaakt waardoor medewerkers dit ‘erbij’ moeten doen.

Handmatig onderhoud

Handmatig onderhoud is funest voor een kennismanagement systeem. In het begin zijn de projectgroep en de organisatie (of in elk geval degene die er mee bezig zijn) razend enthousiast. Het kennissysteem wordt actief onderhouden….maar dan komen er andere prioriteiten, het projectteam wordt ontbonden, het kennissysteem wordt door een paar enthousiastelingen nog wel gevoed met nieuwe kennis maar de bestaande kennis wordt niet onderhouden. De opgeslagen kennis wordt steeds minder accuraat en actueel.

Statische kennis

Doordat kennis handmatig bijgewerkt moet worden is de kennis die geborgd is in het kennis systeem statisch. Het is up-to-date tot de laatste wijziging. Iemand moet dus weten dat kennis verouderd is én weten hoe dit kennisonderwerp up-to-date gemaakt moet worden.

Te weinig integratie met gebruikerscontext

Een kennissysteem is vaak een apart systeem in het grote ecosysteem dat de medewerker tot haar beschikking heeft. De medewerker moet switchen tussen de applicatie waarin zij werkt en het kennissysteem, en weer terug. Indien de medewerker erachter komt dat kennis incorrect is moet er ergens (waar?) gemeld worden dat de gegevens aangepast dienen te worden. Een andere mogelijkheid is dat medewerkers de kennis zelf mogen updaten, maar hoe controleer je de correctheid van die wijzigingen? Kortom, enorm veel variabelen waarom medewerkers het systeem niet meer gaan gebruiken

Hoe kan het beter?

Of je nu werkt in Word, een mail aan het typen bent in Outlook, een pagina op het intranet aan het lezen bent of chat in Teams: je hebt nú de juiste en meest actuele informatie nodig! Je wilt helemaal niet gaan zoeken naar de informatie en al helemaal niet in andere systemen.

De missie van Microsoft is “Empower every person and every organization on the planet to achieve more”. In lijn met die missie heeft Microsoft besloten om verder te gaan dan het ontwikkelen van losstaande productiviteits- en kennistools en het digitaliseren van processen maar om mensen en teams in staat stellen om te groeien, te slagen en op hun best te zijn.  Ze leggen de focus op de combinatie van het succes van mensen, organisaties en techniek.  Als een belangrijke eerste stap op deze reis heeft Microsoft hun visie voor de Employee Experience aangekondigd, samen met een nieuwe productsuite van het merk Microsoft genaamd Microsoft Viva waar het beschikbaar stellen van kennis centraal staat.

Conclusie

Medewerkers maken betere beslissingen voor de organisatie door op het juiste moment te beschikken over de juiste kennis. Een bijkomend voordeel is dat de medewerker dit ook nog eens sneller doet als de kennis binnen de context van hun werk gepresenteerd wordt. Door de valkuilen die hier benoemd zijn te erkennen en actie op te ondernemen is de eerste horde voor succesvol kennismanagement gezet. Wil je hier meer over weten – laat het mij of mijn collega’s weten!

Wil je meer informatie over:

• Microsoft VIVA
• Employee Experience Program
• Kennismanagement
• Adoptie

Dat kan! Neem contact op met mij of met Wortell en hou onze media kanalen in de gaten om niets te missen van deze kennisdeling.