Succesvolle digitale transformatie: start met een visie én strategie
De digitale transformatie: vrijwel elke organisatie is er vandaag de dag mee bezig. Tegelijkertijd blijft het vaak een abstract begrip. Problematisch, want zo beginnen organisaties aan een enorm traject zonder te weten wat de eindstreep is. En je kan alléén succes boeken als je van tevoren definieert hoe dit eruitziet. Veel digitale transformaties lopen om deze reden spaak. Gelukkig hoeft dat helemaal niet, mits je het nodige voorwerk verricht!
Het brede plaatje: wat is je overkoepelende transformatiedoel?
Een digitale transformatie is een reis. Daarom dien je te weten waar je naartoe gaat en wat je in je koffer moet stoppen. Het is ook belangrijk om te beseffen dat deze reis per definitie veelomvattend is en daarom diverse tussenstops kent: wanneer je overstapt naar een geheel andere manier van werken om te voorzien in de (toekomstige) behoeftes van klant en maatschappij, doorloop je meestal diverse deelprojecten. Denk maar eens aan een transitie naar hybride werken. Deze bestaat uit allerlei initiatieven — van het inrichten van vergaderruimtes (wat valt onder IT en facilities) tot het bepalen van een inclusiviteitsbeleid (een gedrags- en cultuurcomponent).
Maar wat is het overkoepelende transformatiedoel? Het formuleren daarvan is een essentiële eerste stap. Vanuit het leiderschap heb je het brede plaatje nodig dat afzonderlijke afdelingen en behoeftes op silo-niveau overstijgt — één overkoepelende visie die leidend is voor de transitie.
En wanneer je je einddoel hebt gedefinieerd, kun je de route die ernaartoe leidt op gestructureerde wijze uitstippelen. Dan heb je een visie én een strategie om deze te realiseren.
Maar hoe krijg je deze zaken helder? Om je op weg te helpen, delen we het driestappenplan dat wij met klanten doorlopen!
1. Helder beeld van de toekomstige situatie
Wat betekent de verandering voor jou en wat gaat zij je opleveren? Op deze vraag moet je een duidelijk, eenduidig antwoord formuleren. Niet alleen vanuit de directie, maar ook op de werkvloer. Alle neuzen dienen één kant uit te staan. Zo weet je dat er voldoende draagvlak is vanuit de organisatie om de reis tot een succesvol einde te brengen. En dat is essentieel, want uiteindelijk zijn het de medewerkers die een geheel andere werkwijze zullen moeten omarmen.
2. Goed geformuleerde kaders voor besluitname
Voordat je begint aan de digitale transformatie, moet je een uitgangspunt met een duidelijk kader hebben. Dit helpt je om keuzes te maken in de dagelijkse praktijk. Deze kaders mogen best een beetje schuren. Ze zijn bedoeld om duidelijke keuzes mogelijk te maken. Als jij je kaders uittekent, en iedereen is het met je eens, dan zijn je kaders niet scherp genoeg geformuleerd.
Een voorbeeld: 'Wij streven naar blije medewerkers' is een vaag statement dat geen houvast biedt. Stel liever het volgende: 'Wij vinden blije medewerkers op de lange termijn belangrijker dan productieve uren.'
3. Culture hacks om de verandering in te bedden
Als je wilt dat de digitale transformatie werkt, kun je kleine acties uitvoeren die het gedrag van medewerkers direct beïnvloeden. Wil je bijvoorbeeld bewerkstelligen dat mensen zich tijdens hybride meetings blijven focussen, wijs dan pas ná de vergadering de notulist aan.
Zorg daarnaast dat de managementlaag de daad bij het woord voegt. 'Lead by example' is het motto, want wanneer het op een gedragsverandering aankomt, volgen medewerkers vaak het voorbeeld van een leidinggevende!
Nu komt dit alles vrij eenvoudig over maar we snappen dat dit natuurlijk niet het geval is. De essentie is en blijft dat het een continu proces is. Een verandering realiseer je niet van de een op de andere dag. Het is daarom belangrijk dat je dit proces continu blijft uitvoeren op alle aspecten van de verandering.
De digitale transformatie goed beginnen?
Voordat je aan de slag gaat met allerlei producten, moet je je visie en strategie bepalen. Kun je daar wel wat hulp bij gebruiken? Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken of lees meer over de eerste stap met Envisioning.
