Van floppy’s naar Azure: de digitale transformatie van Aidsfonds – Soa Aids Nederland

Aidsfonds – Soa Aids Nederland richt zich op het voorkomen, opsporen en behandelen van hiv en soa’s. Als non-profitorganisatie met een afhankelijkheid van subsidies en donaties, is een efficiënte IT-omgeving van cruciaal belang. Mark Coutinho, IT-regisseur en verantwoordelijk voor algemene facilitaire services, vertelt hoe Wortell heeft geholpen met Azure-beheer en het beheer van de moderne werkplek.

“We zijn eigenlijk twee organisaties in één,” begint Mark. “Enerzijds Aidsfonds, dat zich richt op internationale projecten en aidsbestrijding, anderzijds Soa Aids Nederland, dat zich concentreert op soa-preventie en seksuele gezondheid in Nederland. De Sense infolijn is ook onderdeel van ons werk: daar kan iedereen terecht met vragen over seks, veilig vrijen en seksuele gezondheidszorg. Dat verloopt steeds meer via de chat.” De organisatie werkt met een team van ongeveer 160 medewerkers, versterkt door vrijwilligers en internationale partners. Hun positie als non-profit in de publieke gezondheidszorg maakt hen uniek én kwetsbaar. Ze zijn namelijk grotendeels afhankelijk van subsidies en donaties. “Onze projecten hebben momenteel bijvoorbeeld te lijden onder Trump zijn bezuinigingen op ontwikkelingssamenwerking, waardoor het soms moeilijk is om activiteiten voort te zetten.” Voorspelbare kosten en een efficiënte IT-omgeving zijn daarom cruciaal voor de organisatie. “Zo kan er zo veel mogelijk geld naar onze projecten gaan.”

Voorspelbare kosten en een efficiënte IT-omgeving zijn cruciaal voor Aidsfonds – Soa Aids Nederland

Overstap naar voorspelbare IT

De overstap naar een moderne IT-omgeving was belangrijk voor de organisatie. “In 2019 zijn we verhuisd naar ons huidige pand: van een grachtenpand naar een dertien-in-een-dozijn-kantoorpand. Dat leidde tot een andere manier van werken. Tegelijkertijd wilden we ervoor zorgen dat medewerkers ook thuis konden werken. We hadden precies het goede moment gekozen om over te gaan, aangezien niet lang daarna corona uitbrak.” In 2022 startte de samenwerking met Wortell, met als belangrijkste doelen: beter werkplekbeheer, veilig thuiswerken en het uitbesteden van technisch beheer — met Azure als fundament. “Azure werd meteen opgepakt door Wortell. Wij deden het technische beheer al jaren niet meer zelf, dus het was logisch dat zij dat overnamen.” Die keuze betekende veel meer dan alleen een andere serverlocatie. “Alles werd beheerd: van laptops tot updates, van back-ups tot beveiliging. De werkplek is nu volledig gestroomlijnd. Alles draait in Azure en Microsoft 365, zodat medewerkers zonder zorgen altijd en overal kunnen werken.” De overstap naar deze nieuwe omgeving werd extra tastbaar toen alle medewerkers een laptop kregen. “Dat lijkt misschien klein, maar daar ging meer dan een jaar voorbereiding aan vooraf. Voorheen bouwden we onze pc’s zelf, om kosten te besparen. Nu hebben we gestandaardiseerde werkplekken.”

“Alles draait in Azure en Microsoft 365, zodat medewerkers zonder zorgen altijd en overal kunnen werken”

Het onderste uit de kan

De keuze voor Wortell was niet alleen vanuit de techniek gedreven. “Wat ons aansprak, was hun adoptieve manier van werken,” zegt Mark. “Ze nemen mensen écht mee. Dat was voor ons essentieel, want je hebt altijd medewerkers die moeten wennen aan verandering. Onderdeel van het voortraject was een verkenning op het type werk en de behoefte aan samenwerking tussen medewerkers. Doordat iedereen betrokken werd, liep dat proces veel soepeler dan verwacht.” Aan de functienamen die Wortell gebruikt, moest Mark wel even wennen. “Ik zie ons nog zitten de eerste keer; vervolgens kwam ik langzaam maar zeker in aanraking met meer collega’s van Wortell met functies waar ik nog nooit van gehoord had. Een architect: hoezo? Die houdt zich toch bezig met het ontwerpen van gebouwen? Tegenwoordig vind je ze ook in de IT om de blauwdruk voor systemen en infrastructuren te maken. Het is prettig om met mensen samen te werken die mij als gemiddelde systeembeheerder meenemen in next level IT. Ik heb dagelijks contact met Arnold Grooters, mijn aanspreekpunt bij Wortell. Bij dringende vragen is hij zelfs op zijn vrije dag bereikbaar, alhoewel ik daar geen gebruik van wil maken. Tweewekelijks hebben we een managed services-overleg. De IT-manager is dan de ‘bad cop’, ik de ‘good cop’,” lacht hij. “Maar de sfeer is goed en het vertrouwen groot.” Ook op andere vlakken helpt Wortell actief mee. “Licentiebeheer is complex bij Microsoft. Maar Pascal Willemssen van Wortell – onze ‘licentienerd’ – weet er alles van. Hij haalt voor ons, als non-profitorganisatie, echt het onderste uit de kan. Dat scheelt ons bakken met geld.”

“Het is prettig om met mensen samen te werken die mij als gemiddelde systeembeheerder meenemen in next level IT”

Controle op schaduw-IT

“Debble als intranet werd aangeraden omdat het geïntegreerd was met Office 365, dan kun je daar meteen de informatie uit onttrekken. Dat is een groot voordeel.” De overstap bracht ook nog iets anders aan het licht: de IT-fundering kwam bloot te liggen. “We ontdekten dat er veel schaduw-IT was. Mensen hadden op eigen houtje apps geïnstalleerd. Voor hetzelfde probleem werden soms drie tools gebruikt. Dat wisten we helemaal niet — tot Wortell een inventarisatie deed.” Samen met Wortell is een changeproces opgezet. “Als iemand nu een app wil gebruiken, moet dat eerst worden aangevraagd. Er wordt dan gekeken naar veiligheid, kosten, technische haalbaarheid en alternatieven. Daardoor hebben we weer grip. Dat scheelt risico’s én verspilling.” Ook de voorspelbaarheid van kosten is toegenomen. “Het kost nu netto meer dan vroeger, maar het voordeel is dat je niet meer voor verrassingen komt te staan. Bovendien: ik heb letterlijk geen huilende mensen meer aan mijn bureau omdat ze iets kwijt zijn. Alles wordt automatisch opgeslagen. Er is maar één waarheid: het document in de cloud waar je samen aan werkt.”

“Ik heb letterlijk geen huilende mensen meer aan mijn bureau omdat ze iets kwijt zijn. Alles wordt automatisch opgeslagen”

Van brandweerman naar IT-regisseur

Mark werkt volgend jaar veertig jaar bij Aidsfonds – Soa Aids Nederland. Voor hem persoonlijk betekende de verandering een verschuiving in zijn rol. “Toen het fonds startte, waren we met zijn drieën. We hadden nog niet eens een computer. En de eerste jaren werkten we nog met floppy’s. Daarna was ik jarenlang systeembeheerder en wist ik alles van onze systemen. Door de overgang naar Azure en de nieuwe werkplek werd ‘de systeembeheerder’ eigenlijk overbodig. Die onzekerheid was voor mij wel moeilijk.” Die ontwikkelingen creëerden ook ruimte voor een volgende stap. “Inmiddels ben ik IT-regisseur: minder hands-on, meer coördinerend. Het brandjes blussen is voorbij. Mensen weten mij nog steeds te vinden als eerste aanspreekpunt, maar als het te ingewikkeld wordt, bel ik met Wortell. Eigenlijk ben ik een soort nul-lijn voordat we de eerstelijns inschakelen. Ik mis wel het persoonlijke contact dat ik vroeger had. Maar ik zie dat de organisatie als geheel er enorm op vooruit is gegaan. In de praktijk heb je altijd een middle man nodig.”

“Het brandjes blussen is voorbij. Mensen weten mij nog steeds te vinden als eerste aanspreekpunt, maar als het te ingewikkeld wordt, bel ik met Wortell”

Tips voor andere non-profits

Tot slot heeft Mark nog een paar praktische tips voor andere organisaties die een soortgelijke overstap overwegen:

• Begin klein. “Stap niet meteen in een all-in-pakket en maak slimme financiële keuzes. Start met Office 365 en Azure, dan kun je later uitbreiden afhankelijk van de behoefte en de kosten/baten.”
• Maak bewuste keuzes. “Als je iets wilt afnemen met heel veel geheugen of met hoge snelheid, dan betaal je daarvoor. Is dat echt nodig? Met virtuele servers kun je het zo duur of goedkoop maken als je zelf wilt. Wortell kijkt actief mee of je niet te veel licenties hebt of overcapaciteit inkoopt door bijvoorbeeld Azure resources vooruit te reserveren en zo flink te besparen. Dat is een service waar je voor betaalt, maar waardoor je ook weer bespaart. Het voorkomt sluimerende kosten.”
• Neem medewerkers mee in het hele proces. “Betrek iedereen vanaf het begin en in elke stap die je zet. Wortell doet dit sowieso met hun hele adoptieve manier van werken.”
• Focus op voorspelbaarheid. “Voor een non-profit is dat echt cruciaal. Je moet kunnen plannen, ook op IT-vlak.”