Gemeente Heerenveen zet stappen met Microsoft 365 Copilot en AI-adoptie

Hoe kunnen gemeenten veilig, verantwoord en effectief aan de slag met AI? Die vraag stond centraal tijdens een inspirerende sessie die Wortell samen met gemeente Heerenveen organiseerde voor gemeenten in Noord-Nederland. Ambtenaren van verschillende gemeenten kwamen samen om ervaringen uit te wisselen, vragen te stellen en van elkaar te leren over de inzet van AI in de publieke sector, met Microsoft 365 Copilot als concreet vertrekpunt.

De bijeenkomst liet zien dat AI veel kansen biedt voor efficiënter werken en betere dienstverlening, maar ook dat succesvolle inzet begint bij een stevige basis: duidelijke ambities, goed databeheer, ethische kaders en aandacht voor adoptie.

Gemeente Heerenveen over hun reis met Microsoft 365 Copilot

In deze video vertelt gemeente Heerenveen over hun reis met Microsoft 365 Copilot en hoe zij samen met Wortell werken aan de toekomst van slimmer, efficiënter en mensgerichter werken. De video laat zien hoe technologie en adoptie hand in hand gaan, met concrete resultaten, inzichten en inspiratie voor elke organisatie die stappen wil zetten met AI.

Van AI-ambitie naar concrete toepassing

Na de opening door Ronald Hofstra, adviseur informatiemanagement en ICT bij gemeente Heerenveen, trapte Jaïr Hokstam, Portfolio Strategy Lead bij Wortell, het inhoudelijke programma af met een keynote over AI-ambitie.

Volgens Jaïr zal AI de manier waarop mensen met technologie communiceren de komende jaren drastisch veranderen. Maar om AI succesvol in te zetten, moeten organisaties vooraf goed nadenken over hun ambitie. Waar wil je AI voor gebruiken? Welke processen wil je slimmer maken? En welke impact wil je ermee bereiken?

Om gemeenten hierbij te helpen, introduceerde Jaïr de AI-ambitiematrix. Deze matrix combineert twee assen: Everyday versus Game Changers en Internal versus External. Daarmee kunnen organisaties bepalen waar hun focus ligt: op dagelijkse productiviteitswinst, op fundamentele vernieuwing, op interne processen of juist op dienstverlening richting inwoners en partners.

Eerst de basis op orde

Een belangrijk uitgangspunt tijdens de sessie was dat organisaties niet zomaar grootschalig met AI moeten starten. De basis moet eerst op orde zijn.

Dat begint met het in kaart brengen van risico’s. AI-modellen kunnen bijvoorbeeld onbedoeld bevooroordeelde uitkomsten geven, wat kan leiden tot verschillende vormen van discriminatie. Daarnaast is AI afhankelijk van data. Het bekende principe garbage in, garbage out is extra relevant wanneer medewerkers Copilot vragen stellen op basis van organisatie-specifieke informatie.

Daarom is data governance een belangrijke randvoorwaarde. Organisaties moeten weten welke informatie beschikbaar is, wie toegang heeft tot welke data en hoe deze informatie op een veilige en verantwoorde manier wordt gebruikt.

Ook adoptie speelt een grote rol. De inzet van AI verandert de aard van het werk van veel medewerkers. Dat vraagt om begeleiding, training en aandacht voor zowel upskilling als reskilling. Technologie alleen is niet genoeg; medewerkers moeten leren hoe zij AI veilig, effectief en bewust kunnen inzetten in hun dagelijkse werk.

De aanpak van gemeente Heerenveen

Na de keynote deelde Martijn Broekhuizen, afdelingshoofd Informatiemanagement & ICT bij gemeente Heerenveen, hoe de gemeente zelf met AI en Microsoft 365 Copilot aan de slag is gegaan.

Heerenveen ziet veel potentie in AI en Copilot, maar kiest bewust voor een stapsgewijze aanpak. In plaats van direct breed uit te rollen, begon de gemeente met een periode van experimenteren. Een selecte groep van vijftien IT-medewerkers ging, onder begeleiding van adoptieconsultants van Wortell, aan de slag met specifieke use cases.

Deze pilot gaf de gemeente waardevolle inzichten in de kansen én risico’s van AI. Wat levert Copilot op in de praktijk? Welke vragen leven er bij medewerkers? Waar zitten aandachtspunten rondom data, veiligheid en ethiek?

Een belangrijke vervolgstap is het opstellen van een ethisch handboek. Daarmee wil gemeente Heerenveen medewerkers bewust maken van hoe AI wel en niet moet worden ingezet. Daarna volgt een bredere uitrol van Copilot, ondersteund door een uitgebreid adoptieprogramma.

Samen leren over AI in de publieke sector

Tijdens een interactieve paneldiscussie, onder leiding van Niels Post van Wortell, gingen deelnemers actief met elkaar in gesprek over de inzet van AI binnen lokale overheden. Het panel bestond uit Jaïr Hokstam, Kilian Schwennen, adoptieconsultant bij Wortell, Bareld van der Meer, adviseur I&I bij gemeente Heerenveen, en Martijn Broekhuizen.

Aan de hand van drie stellingen deelden deelnemers hun visie, twijfels en ervaringen.

Stelling 1: ChatGPT mag niet worden gebruikt door ambtenaren voor zakelijke doeleinden

Deze stelling leverde direct discussie op. Een belangrijk argument vóór de stelling was dat organisaties voorzichtig moeten zijn met het invoeren van data die niet met derden gedeeld mag worden. Tegelijkertijd werd benoemd dat medewerkers waarschijnlijk toch met AI-tools aan de slag gaan, ook als organisaties dit verbieden.

Een verbod kan daardoor averechts werken. De oplossing ligt volgens veel deelnemers vooral in duidelijke spelregels, bewustwording en begeleiding. Niet alles dichtzetten, maar medewerkers leren wat wel en niet verantwoord is.

Stelling 2: Kenniswerkers met een Microsoft 365 Copilot-licentie besparen meer dan 25 minuten per dag door Copilot slim te gebruiken

De meerderheid van de deelnemers verwachtte dat Copilot daadwerkelijk tijd kan besparen. Vooral het zoeken naar documenten en het vinden van relevante informatie binnen documenten werden genoemd als concrete toepassingen.

Daarnaast werd benadrukt dat Copilot niet alleen kan bijdragen aan efficiëntie, maar ook aan de kwaliteit van dienstverlening. Bijvoorbeeld door medewerkers te ondersteunen bij het verwerken, samenvatten of beoordelen van informatie rondom aanvragen.

Stelling 3: Binnen 24 maanden krijgt elke kenniswerker een Copilot-licentie binnen mijn gemeente of organisatie

Bij deze stelling was de meerderheid juist terughoudend. Hoewel deelnemers de voordelen van Copilot erkennen, gaven zij aan dat eerst de randvoorwaarden op orde moeten zijn. Denk aan data governance, informatiebeveiliging, ethische kaders en adoptie.

De conclusie: Copilot biedt veel potentie, maar brede uitrol vraagt om voorbereiding, beleid en begeleiding.

Copilot in de praktijk: concrete use cases voor gemeenten

Een sessie over Microsoft 365 Copilot is natuurlijk niet compleet zonder demo. Kilian Schwennen van Wortell en Bareld van der Meer van gemeente Heerenveen demonstreerden verschillende toepassingen die relevant zijn voor gemeenten.

Voorbeelden van use cases waren:

• “Ik was de afgelopen twee weken met vakantie. Geef me de belangrijkste punten die ik heb gemist en waar ik concreet mee aan de slag moet.”
• “Vat dit PDF-bestand voor me samen.”
• “Maak een PowerPoint op basis van een Word-document.”
• “Schrijf een executive summary bij een beleidstekst.”

Deze voorbeelden maakten concreet hoe Copilot medewerkers kan ondersteunen in hun dagelijkse werk. Niet als vervanging van menselijke expertise, maar als hulpmiddel om sneller overzicht te krijgen, informatie te structureren en tijdrovende taken te vereenvoudigen.

Een startpunt voor verdere samenwerking

Na afloop spraken meerdere deelnemers de wens uit om vaker samen op te trekken bij het ontwikkelen van AI-beleid. De sessie bleek daarmee niet alleen een moment van inspiratie, maar ook een startpunt voor verdere samenwerking tussen gemeenten.

De ervaring van gemeente Heerenveen laat zien dat succesvol werken met AI niet begint bij technologie alleen. Het vraagt om visie, beleid, adoptie en een zorgvuldige aanpak. Door klein te starten, gericht te experimenteren en medewerkers actief te begeleiden, ontstaat een stevige basis om AI veilig en waardevol in te zetten binnen de publieke sector.

Met Microsoft 365 Copilot zet gemeente Heerenveen samen met Wortell stappen richting een toekomst waarin medewerkers slimmer, efficiënter en mensgerichter kunnen werken.