Savant Zorg zet in op adoptie met Digitaal Vitaal voor Microsoft 365

“Door de toename van technologie in de zorg realiseerden wij ons dat, als we technologie willen omarmen, er meer nodig is dan de uitrol van applicaties. Daarom zijn wij op zoek gegaan naar een organisatie die ons daarbij kan ondersteunen. De term ‘Digitaal Vitaal’ van Wortell sprak ons heel erg aan, omdat dit de kern weergeeft van waar wij mee bezig zijn.” Ieke Bron, kartrekker Digitaal Vitaal bij Savant Zorg, blikt terug op de start van het programma.

Werk leuker en makkelijker uitvoeren

Met zo’n 1.700 medewerkers biedt Savant Zorg verpleging, verzorging, behandeling en begeleiding van ouderen. Cliënten ontvangen deze zorg aan huis of in een woonzorgcentrum. “In de zorg zien wij dat het aantal applicaties toeneemt. Na een aantal gesprekken kwamen wij tot de conclusie dat als wij onze medewerkers willen ondersteunen om deze applicaties goed te gebruiken, er hulp nodig is om het adoptieproces op te zetten. Met Digitaal Vitaal bieden wij medewerkers de ondersteuning om hun werk leuker, makkelijker en goed uit te kunnen voeren.” Digitaal Vitaal is de adoptieaanpak van Wortell voor Microsoft 365. De focus ligt niet op techniek, maar op wat medewerkers écht nodig hebben om hun werk te verrichten. “Met dit programma geeft Wortell ons de tools en gespreksvaardigheden om adoptie in de organisatie bespreekbaar te maken en richting te geven. De verfrissende visie was reden dat we voor Wortell kozen."

Vier thema’s in digitale vitaliteit

“De verfrissende visie was reden dat we voor Wortell kozen. Er wordt namelijk niet geleerd hoe je met applicaties omgaat, maar juist uitgegaan van de mensen die ermee moeten werken. De computer wordt je vriend en niet je vijand.” Een brede projectgroep volgde het Jump Start Programma en bracht met de Digitaal Vitaal Game in kaart welke van de zeven aspecten van Digitaal Vitaal het beste aansluiten. Voor Savant Zorg kwamen daar vier thema’s uit:

1. We weten elkaar snel te vinden (ook op vaardigheden en expertise)

2. Help mij het te durven doen (functionele vaardigheden)

3. Samen lossen we het op (samenwerken)

4. Samen weten we meer (kennis delen en borgen)

Behoefte, noodzaak en urgentie

“Voor het eerste thema hadden we medewerkers opgeroepen om hun ‘Wie is wie’-profiel op intranet in te vullen. En toen brak de coronacrisis uit. Het project heeft hierdoor stilgelegen; na de zomervakantie gaan we er weer mee aan de slag.” Door diezelfde uitdaging zijn andere initiatieven juist versneld opgepakt. “Wij hadden met thema 3 ingezet op videobellen. Dat is door de omstandigheden in één keer in gebruik genomen; daar was behoefte aan. Soms is het een kwestie van urgentie, noodzaak en een klein duwtje in de rug.” Inmiddels hebben de DigiMaatjes de workshops rondom Digitaal Vitaal al gevolgd. “Zij weten nu hoe mensen leren en hoe ze collega’s stimuleren en meenemen in ontwikkelingen. Ook zijn ze dieper de inhoud van de thema’s ingedoken.”

Voeding voor adoptie

De 30 DigiMaatjes van Savant Zorg zijn namelijk de ambassadeurs die de thema’s bespreekbaar maken bij collega’s tijdens een teamoverleg of een-op-een-begeleiding. “Alle DigiMaatjes zijn erg enthousiast, maar we merken dat het soms lastig is om de tijd voor het project te vinden. Als er een collega uitvalt of er een crisissituatie op de afdeling is, dan heeft dat prioriteit. De cliënten gaan natuurlijk altijd voor. Ook zien de wijkzorgmedewerkers elkaar onderling maar weinig, want iedereen heeft zijn eigen route. Het is dan lastig om elkaar te helpen. Met de consultants van Wortell zijn we aan het sparren hoe we deze uitdagingen kunnen oplossen.” De samenwerking met Wortell wordt door Savant Zorg als prettig ervaren. “Het klikt erg goed. Ze weten waar ze het over hebben en hoe een zorgorganisatie eruitziet. Dat merk je wel aan het taalgebruik richting onze medewerkers. We worden gevoed om adoptie bespreekbaar te maken en er is de nodige humor. We hebben veel plezier met zijn allen!”

DigiMaatjes voor digitale ontwikkelingen

“Het is een complex geheel en we hebben iedereen nodig om dit tot een succes te maken. Het gaat onder andere om de techniek, vaardigheden, houding, gedrag en de afhankelijkheid van leveranciers. Dat besef is belangrijk. Ik hoop dat uiteindelijk de angst voor technologie afneemt, waardoor adoptie een continu proces wordt. De digitale ontwikkelingen gaan nu eenmaal door. Op dit moment wordt adoptie als project opgepakt, maar het moet uiteindelijk verankeren in onze organisatie. Alleen dan kun je ook Digitaal Vitaal blijven. Samen met onze DigiMaatjes en Wortell gaan we na hoe we dit het beste kunnen doen.”